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« MOINS DE PAPIER, C’EST PLUS DE TEMPS POUR SE CONSACRER À NOS CLIENTS » 16.07.2020

Depuis un peu plus d’un an, QBuild a adopté un mode de fonctionnement « paperless ». Cette démarche va bien au-delà de la suppression des documents en papier. Il s’agit d’une évolution profonde des méthodes de travail et de communication, avec les partenaires et en interne. Le bureau d’Ingénieurs-Conseils devient ainsi plus efficace et réactif, afin d’accompagner ses clients dans la réussite de leur projet immobilier.

L’indice le plus visible du fonctionnement « paperless » de QBuild est la tablette dont la plupart des collaborateurs sont désormais équipés. Selon Antoine Lupcin, Project Manager depuis trois ans chez QBuild, « notre métier exige une grande mobilité. Nous sommes très souvent sur chantier pour en coordonner l’exécution ou pour y rencontrer nos clients. Auparavant, nous devions préparer et imprimer au bureau tous les documents nécessaires au suivi du projet immobilier sur le terrain : plans, rapports, dossiers… Sur place, nous devions ensuite prendre des notes, manipuler tous ces documents par tous les temps et prier pour n’avoir rien oublié. Toute question que nous n’avions pas anticipée nécessitait un suivi de retour au bureau, ce qui occasionnait une perte de temps pour nous mais aussi pour le client ».

Anticiper au lieu de corriger

Désormais, les collaborateurs de QBuild ont accès en permanence à toutes les informations pertinentes relatives à leur projet. Ce qui n’est pas directement enregistré sur le terminal est accessible sur les serveurs de l’entreprise, via une connexion mobile. « Plus encore, complète le Project Manager, notre tablette est notre outil de travail principal, au bureau comme en déplacement. Cela signifie que nous avons accès à tous nos logiciels. Nous ne sommes pas limités à la consultation : nous pouvons modifier un document, éditer un plan ou communiquer avec nos collègues, où que nous soyons ».

Cette façon de travailler permet d’être réactif et de suivre au plus près l’évolution de chaque projet. « Sur chantier, on rencontre parfois des imprévus comme un artisan avec lequel on n’a pas rendez-vous, mais qui a une question, précise Antoine Lupcin. Dans beaucoup de cas, nous pouvons immédiatement apporter la réponse la plus pertinente, au lieu d’entamer une procédure de suivi. Le temps ainsi libéré nous permet d’anticiper les besoins au lieu de corriger des problèmes. Le travail est à la fois plus rapide et conforme aux exigences du client ».

En interne aussi

De retour au bureau, la tablette reste au cœur de l’espace de travail, ce qui permet une meilleure collaboration interne. « Nous ne sommes désormais plus collés à notre écran d’ordinateur, confirme Antoine Lupcin. Lorsque nous avons besoin d’échanger avec un collègue, nous convenons d’une réunion informelle dans une des nombreuses « bulles » présentes dans nos nouveaux locaux. Chacun avec sa tablette, nous pouvons travailler rapidement et efficacement. Cela peut sembler paradoxal, mais l’utilisation des outils digitaux et le passage au paperless a favorisé les contacts de personne à personne ». Et lorsque le télétravail s’est imposé suite à la pandémie de Covid-19, les équipes ont pu rester connectées malgré la distance.

Tendance

Sur les chantiers, de nombreux professionnels se côtoient, et beaucoup utilisent encore le papier comme support. « On constate cependant un changement progressif, tempère Antoine Lupcin. La plupart des bureaux d’études et des architectes sont déjà bien équipés. Il est aussi intéressant de constater que nous jouons un rôle « prescripteur ». Certains interlocuteurs sont d’abord intrigués par notre méthode de travail paperless. Lorsqu’ils constatent les possibilités de nos outils, ils sont épatés… Et quelques semaines plus tard, nous les voyons arriver sur chantier avec leurs propres outils digitaux. C’est à la fois amusant et pratique, car ils gagnent en efficacité, ce qui est tout bénéfice pour la bonne marche du chantier et la réussite du projet ! »

Quatre fois moins de papier

Lorsqu’on évoque le paperless, on pense évidemment aux économies de papier et à l’impact positif sur l’environnement. Et on ne se trompe pas. Par nature, QBuild ne peut totalement se passer de papier dans son fonctionnement administratif (contrats, dossiers d’urbanisme, etc) ou ses contacts avec ses partenaires qui n’ont pas encore adopté ce mode de fonctionnement. Malgré tout, le bureau d’Ingénieurs-Conseils est parvenu à limiter drastiquement le nombre de feuilles imprimées. Au cours du premier trimestre 2020, l’entreprise a ainsi réduit sa consommation de plus de 40 % par rapport à la même période l’année précédente, tout en doublant le nombre de collaborateurs. Chaque employé consomme donc aujourd’hui, en moyenne, presque quatre fois moins de papier qu’il y a un an.